El plan de comunicación organiza qué se va a contar, a quién, en qué canales y en qué momento.
Definir el objetivo
La comunicación puede buscar:
- Conseguir inscripciones.
- Informar a empleados.
- Atraer clientes.
- Dar visibilidad a un producto.
- Generar repercusión.
- Posicionar a la empresa.
- Mantener el interés de los asistentes.
- Prolongar el impacto posterior.
Identificar al público
Hay que diferenciar entre empleados, clientes, distribuidores, patrocinadores, medios, instituciones y público general.
Cada grupo necesita mensajes y canales diferentes.
Crear la identidad visual
La identidad del evento puede incluir nombre, logotipo, tipografías, colores y recursos gráficos.
Debe guardar relación con la marca organizadora y poder adaptarse a invitaciones, señalética, pantallas, acreditaciones y redes sociales.
Comunicación previa
Antes del evento pueden prepararse:
- Save the date.
- Invitación.
- Página de inscripción.
- Presentación del programa.
- Publicaciones sobre ponentes.
- Recordatorios.
- Información práctica.
- Campañas publicitarias.
- Notas de prensa.
- Material para patrocinadores.
Invitaciones
La invitación debe explicar con claridad:
- Qué evento es.
- Para quién está pensado.
- Cuándo y dónde se celebra.
- Qué valor ofrece.
- Cómo inscribirse.
- Hasta cuándo es posible confirmar.
Gestión de asistentes
Después de la inscripción deben enviarse confirmaciones, recordatorios y datos prácticos.
También conviene informar sobre aparcamiento, transporte, acceso, horarios y documentación necesaria.
Comunicación durante el evento
Durante la celebración pueden compartirse fotografías, vídeos, citas, conclusiones y momentos destacados.
Es recomendable preparar un calendario, un hashtag y una lista de contenidos prioritarios.
Señalética
La señalética también forma parte de la comunicación.
Debe ayudar a encontrar accesos, salas, aseos, guardarropa, catering y zonas restringidas.
Un asistente no debería tener que preguntar constantemente dónde debe dirigirse.
Fotografía y vídeo
Antes del evento hay que definir qué contenidos se necesitan:
- Fotografías generales.
- Ponentes.
- Público.
- Marca.
- Patrocinadores.
- Producto.
- Testimonios.
- Vídeo resumen.
- Piezas para redes sociales.
Comunicación posterior
Después pueden enviarse agradecimientos, encuestas, presentaciones, grabaciones y galerías.
También pueden crearse artículos, vídeos y publicaciones que prolonguen la vida del evento.
Medición
Los resultados pueden evaluarse mediante:
- Inscripciones.
- Apertura de correos.
- Visitas a la web.
- Alcance.
- Interacciones.
- Apariciones en medios.
- Contenido generado.
- Respuestas a encuestas.
- Contactos comerciales.
Una imagen coherente en todos los puntos
GranVia Productions puede encargarse de la identidad visual, las invitaciones, la señalética, la gestión de asistentes y la difusión en redes sociales.
Haz que tu evento empiece antes de abrir las puertas
Cuéntanos qué evento estás preparando y te ayudaremos a crear una comunicación coherente antes, durante y después.
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