A diferencia de otros eventos, suele incluir múltiples intervenciones, documentación, inscripciones y, en ocasiones, varias salas simultáneas.
Definir temática, objetivos y público
La temática debe estar claramente delimitada y responder a los intereses del sector.
También hay que definir si el objetivo es divulgar conocimiento, generar contactos, presentar investigaciones, posicionar una organización o crear oportunidades comerciales.
Preparar el programa
El programa debe combinar contenido relevante con tiempos de descanso.
Es recomendable alternar:
- Ponencias.
- Mesas redondas.
- Talleres.
- Presentaciones breves.
- Casos prácticos.
- Networking.
- Actividades paralelas.
Cada intervención debe contar con duración, responsable, sala y necesidades técnicas.
Gestionar a los ponentes
La coordinación de ponentes incluye invitaciones, confirmaciones, viajes, alojamiento, biografías, fotografías y recopilación de presentaciones.
Antes del evento deben recibir información sobre horarios, accesos, duración y recursos disponibles.
Secretaría técnica
La secretaría técnica centraliza gran parte de la gestión operativa. Puede encargarse de:
- Inscripciones.
- Atención a asistentes.
- Gestión documental.
- Comunicaciones.
- Certificados.
- Ponentes.
- Programa.
- Acreditaciones.
- Coordinación de salas.
Inscripciones y acreditaciones
El formulario debe recopilar únicamente la información necesaria y permitir una gestión clara de confirmaciones, pagos o categorías de asistentes.
En el acceso hay que evitar colas mediante puestos suficientes, acreditaciones preparadas y una distribución ordenada.
Elección del espacio
El recinto debe tener capacidad para el aforo previsto y ofrecer salas auxiliares, zonas de descanso y espacios para patrocinadores.
También deben analizarse la conectividad, los accesos, la acústica y la posibilidad de realizar montajes técnicos.
Producción audiovisual
La producción puede incluir microfonía, pantallas, realización de vídeo, grabación, iluminación, conexiones remotas y streaming.
Cuando existen varias salas, cada una necesita una planificación técnica independiente.
Patrocinadores y expositores
Los patrocinadores deben conocer con antelación los espacios, horarios de montaje, medidas y servicios incluidos.
La visibilidad de cada colaboración debe integrarse sin perjudicar la experiencia del asistente.
Personal y coordinación de salas
Cada sala necesita una persona responsable de controlar tiempos, atender a los ponentes y comunicar cualquier incidencia.
También puede ser necesario contar con personal de acreditación, guardarropa, atención al público, técnicos y seguridad.
Comunicación antes, durante y después
Antes del congreso deben promocionarse el programa, los ponentes y las fechas clave.
Durante la celebración pueden compartirse contenidos en directo, fotografías y conclusiones.
Después es recomendable enviar agradecimientos, certificados, encuestas, grabaciones o documentación.
Evaluación
Los principales indicadores pueden ser:
- Número de inscritos.
- Asistencia real.
- Ocupación de las salas.
- Satisfacción.
- Participación.
- Visualizaciones online.
- Contactos generados.
- Valoración de patrocinadores.
Organización integral de congresos
GranVia Productions puede encargarse de la secretaría técnica, la producción audiovisual, las acreditaciones, la gestión de salas, el streaming y la coordinación general.
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