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Su principal ventaja es que la empresa cliente no tiene que coordinar por separado al espacio, el catering, los técnicos, el personal de acceso, los diseñadores y el resto de proveedores.
Todo se integra dentro de una única planificación.
La primera fase consiste en transformar una necesidad empresarial en una propuesta concreta. La agencia ayuda a definir:
- Objetivo.
- Público.
- Formato.
- Estilo.
- Programa.
- Experiencia de los asistentes.
- Recursos.
- Presupuesto.
En esta fase también pueden plantearse el concepto creativo y la identidad visual.
Una vez aprobado el planteamiento, se prepara un calendario con tareas, responsables y fechas límite.
La agencia gestiona la búsqueda de espacios, la contratación de proveedores, las visitas técnicas, los permisos, el mobiliario y la logística.
También se prepara el cronograma de montaje, celebración y desmontaje.
La producción técnica comprende todos los recursos necesarios para que el evento pueda verse, escucharse y desarrollarse correctamente. Puede incluir:
- Sonido.
- Iluminación.
- Escenarios.
- Pantallas LED.
- Proyección.
- Realización audiovisual.
- Grabación.
- Streaming.
- Escenografía.
- Montaje y desmontaje.
La experiencia comienza mucho antes de entrar en la sala. Una agencia puede gestionar:
- Invitaciones.
- Formularios de inscripción.
- Confirmaciones.
- Recordatorios.
- Acreditaciones.
- Control de acceso.
- Atención a consultas.
- Distribución en salas.
- Envío de información posterior.
Cada profesional debe tener una función definida.
La agencia puede seleccionar y dirigir a azafatas, personal de acreditación, coordinadores, camareros, técnicos y personal de seguridad.
Además, prepara horarios, protocolos y canales internos de comunicación.
El servicio gastronómico se adapta al horario, el público y el tipo de evento.
Puede incluir desayunos, coffee breaks, cócteles, comidas, cenas de gala y experiencias gastronómicas.
La agencia también coordina el mobiliario, los tiempos de servicio y las necesidades alimentarias especiales.
Para mantener una imagen coherente pueden desarrollarse:
- Identidad visual.
- Invitaciones.
- Señalética.
- Acreditaciones.
- Programas.
- Photocall.
- Contenidos audiovisuales.
- Gestión de redes sociales.
- Comunicación con medios.
- Materiales posteriores.
El día del evento, el equipo de coordinación controla proveedores, personal, horarios, ponentes, accesos y producción técnica.
Su función es anticiparse a los cambios y resolver cualquier incidencia sin trasladar la presión al cliente.
Después pueden analizarse la asistencia, la satisfacción, la repercusión y el cumplimiento del presupuesto.
Esta información permite valorar el resultado y mejorar futuras ediciones.
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