La respuesta depende principalmente del número de asistentes, el espacio elegido, la duración del evento y los servicios necesarios. No tiene el mismo coste una jornada empresarial de tres horas que una convención de varios días con alojamiento, producción audiovisual, catering, ponentes y retransmisión en directo.
Por eso, más que buscar una tarifa cerrada, lo importante es conocer las partidas que forman el presupuesto.
¿Qué factores influyen en el precio de un evento corporativo?
Número de asistentes
El número de personas afecta al tamaño del espacio, el personal necesario, el catering, las acreditaciones, el mobiliario y muchos otros elementos.
Un evento para 50 asistentes puede requerir una estructura sencilla. En cambio, un congreso para 500 personas necesita una planificación logística mucho más amplia.
Espacio y localización
El alquiler del espacio suele ser una de las partidas principales. El coste dependerá de:
- La ciudad o localidad.
- La capacidad.
- La duración del alquiler.
- Los horarios de montaje y desmontaje.
- El equipamiento que incluya.
- La necesidad de contratar mobiliario adicional.
También deben contemplarse los desplazamientos, el aparcamiento, los accesos y, cuando sea necesario, el alojamiento de asistentes o ponentes.
Producción técnica
La producción técnica puede incluir sonido, iluminación, pantallas LED, proyectores, micrófonos, escenarios, escenografía, realización audiovisual y streaming.
Una presentación interna necesita menos recursos que una gala, un lanzamiento de producto o un congreso con varias salas simultáneas.
Personal para el evento
Dependiendo del formato, puede ser necesario contar con:
- Personal de acreditación.
- Azafatas y azafatos.
- Coordinadores de sala.
- Técnicos de sonido e iluminación.
- Camareros.
- Personal de montaje.
- Seguridad.
- Fotógrafos y videógrafos.
La cantidad de profesionales debe calcularse según el aforo, los accesos, el programa y el nivel de atención que se quiera ofrecer.
Catering
El precio del catering cambia según el formato escogido: coffee break, cóctel, buffet, comida sentada o cena de gala.
También influyen la duración, la cantidad de servicios, la selección de bebidas y la necesidad de preparar alternativas para alergias, intolerancias o preferencias alimentarias.
Comunicación e imagen del evento
El diseño de invitaciones, cartelería, acreditaciones, señalética, photocall, elementos gráficos y contenidos para redes sociales también debe contemplarse dentro del presupuesto.
Cuando el evento está dirigido a clientes o público externo, la comunicación previa puede incluir campañas publicitarias, gestión de inscripciones y difusión en medios.
Cómo preparar un presupuesto realista
La mejor forma de calcular el coste es preparar un briefing inicial con la siguiente información:
- Objetivo del evento.
- Fecha aproximada.
- Localidad.
- Número estimado de asistentes.
- Duración.
- Tipo de espacio.
- Servicios necesarios.
- Nivel de producción deseado.
- Presupuesto máximo disponible.
No es necesario tener todos los detalles resueltos. Una agencia de eventos puede analizar las necesidades, plantear diferentes opciones y distribuir el presupuesto entre las partidas que aporten más valor.
- Tipo de evento.
- Fecha aproximada.
- Localidad.
- Número de asistentes.
- Duración.
- Servicios necesarios.
- Presupuesto orientativo.
¿Estás preparando un evento corporativo?
Cuéntanos la fecha aproximada, el número de asistentes y el tipo de evento que estás preparando. Te ayudaremos a convertir la idea en una propuesta realista y bien organizada.
Solicitar presupuesto →¿Por qué conviene definir un presupuesto desde el principio?
Conocer el presupuesto disponible permite tomar mejores decisiones, priorizar recursos y evitar propuestas que no sean viables.
También ayuda a determinar dónde merece la pena invertir más. En algunos eventos será especialmente importante la producción audiovisual; en otros, la gastronomía, la decoración o la experiencia de los asistentes.
Un buen evento no es necesariamente el que tiene el presupuesto más alto, sino el que utiliza cada recurso de forma coherente con su objetivo.
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En GranVia Productions organizamos eventos corporativos, convenciones, congresos, ferias, galas y presentaciones de producto.
Podemos encargarnos de la planificación, la producción técnica, el personal, el catering, la comunicación y la coordinación completa del evento.
