Por eso, seleccionar el personal adecuado es tan importante como elegir el espacio o la producción técnica.
Personal de acreditación
Es responsable de comprobar inscripciones, entregar acreditaciones y resolver incidencias de acceso.
Debe conocer el sistema utilizado, las categorías de invitados y el procedimiento para altas o cambios de última hora.
Azafatas y azafatos
Pueden encargarse de recibir, orientar, acompañar a ponentes, atender guardarropas, entregar materiales o apoyar acciones promocionales.
Además de una imagen adecuada, necesitan información y formación específica sobre el evento.
Coordinadores de sala
Controlan los horarios, atienden a los ponentes y mantienen la comunicación con la dirección técnica.
En congresos con varias salas, su trabajo resulta fundamental para que el programa se desarrolle de forma simultánea.
Responsable general del evento
Es la persona que mantiene la visión global y puede tomar decisiones ante cualquier cambio.
Coordina a los proveedores, al personal, al espacio y al cliente.
Técnicos de sonido, iluminación y audiovisuales
Se encargan de instalar, configurar y controlar los equipos.
El número de técnicos dependerá de las salas, los escenarios, el horario y la complejidad de la producción.
Personal de montaje y desmontaje
Escenarios, pantallas, mobiliario, decoración, señalética y elementos gráficos requieren equipos preparados para cumplir unos horarios concretos.
La coordinación de carga y descarga evita retrasos y problemas con el recinto.
Camareros y personal de hostelería
El número depende del formato del catering, la cantidad de asistentes y la velocidad de servicio necesaria.
Un cóctel, un buffet y una cena sentada requieren organizaciones diferentes.
Seguridad y control de accesos
Puede ser necesaria en función del aforo, el espacio, el perfil de los asistentes y las exigencias del recinto.
Además del acceso, puede colaborar en evacuación, zonas restringidas y protección de materiales.
Fotografía, vídeo y contenidos
El equipo de imagen documenta el evento y genera materiales para comunicación, prensa y redes sociales.
Debe conocer los momentos prioritarios, las personas que deben aparecer y el estilo visual de la marca.
¿Cuántas personas se necesitan?
No existe una cifra universal. El cálculo debe tener en cuenta:
- Número de asistentes.
- Cantidad de accesos.
- Número de salas.
- Duración.
- Distribución del espacio.
- Programa.
- Servicio gastronómico.
- Nivel de atención.
- Necesidades técnicas.
La importancia del briefing
Antes del evento, cada profesional debe recibir información sobre:
- Horarios.
- Uniformidad.
- Funciones.
- Zonas asignadas.
- Responsables.
- Protocolo de atención.
- Procedimiento ante incidencias.
- Emergencias.
- Canal interno de comunicación.
Selección y dirección del equipo
GranVia Productions selecciona y coordina azafatas, personal de acreditación, camareros, seguridad y coordinadores de sala.
No se trata solamente de proporcionar profesionales, sino de integrar a todo el equipo dentro de la planificación.
Calculamos el equipo que necesita tu evento
Explícanos el formato, el número de asistentes, los accesos y las salas. Te ayudaremos a seleccionar y distribuir al personal necesario.
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