Pide presupuesto →
Estos son algunos de los errores más frecuentes.
Empezar sin un objetivo claro
Elegir el espacio o el catering antes de definir la finalidad puede producir un evento atractivo, pero poco útil.
No conocer al público
El programa, el horario y el tono deben adaptarse a los asistentes.
Subestimar el presupuesto
Olvidar montaje, transporte, horas adicionales o personal puede generar desviaciones.
Elegir un espacio solamente por su estética
Un lugar puede ser espectacular y tener mala acústica, pocos accesos o una potencia eléctrica insuficiente.
Calcular mal los tiempos
Los desplazamientos, cambios de ponente y pausas suelen durar más de lo previsto.
No realizar pruebas técnicas
Confiar en que todas las presentaciones y conexiones funcionarán puede provocar interrupciones.
No preparar equipos de respaldo
Un micrófono, un ordenador o una conexión puede fallar.
Contratar poco personal
Las colas y la falta de atención afectan directamente a la percepción del evento.
No informar adecuadamente al personal
Una persona puede tener experiencia y, aun así, no conocer el programa o el protocolo concreto.
Ignorar alergias y necesidades especiales
No ofrecer alternativas alimentarias o accesos adecuados puede excluir a parte del público.
Crear una señalización insuficiente
Los asistentes pueden perder tiempo buscando salas o accesos.
No tener un plan alternativo
La lluvia, los retrasos y las cancelaciones pueden alterar el programa.
Trabajar con demasiados interlocutores
Coordinar directamente a numerosos proveedores aumenta la posibilidad de información contradictoria.
Olvidar la comunicación posterior
Cuando termina el evento todavía existen oportunidades para generar impacto.
No evaluar el resultado
Sin datos es difícil saber qué ha funcionado.
La organización profesional consiste en anticiparse
No es posible controlar absolutamente todo, pero sí preparar protocolos, márgenes y alternativas.
GranVia Productions coordina espacios, proveedores, producción técnica, personal, catering y comunicación para que cada área funcione dentro de una misma planificación.
Reduce los imprevistos de tu próximo evento
Cuéntanos tu idea y nuestro equipo preparará un proyecto adaptado a tus necesidades, con una coordinación centralizada y planes alternativos para las áreas críticas.
Organizar mi evento →Preguntas frecuentes
No se pueden controlar todas las circunstancias, pero sí identificar los riesgos principales y preparar respuestas alternativas.
Permite comprobar accesos, medidas, potencia eléctrica, acústica, conectividad y restricciones del espacio.
Debe existir una persona responsable de la coordinación general con información suficiente y capacidad para actuar.
Preparar mi evento
Cuéntanos tu idea y prepararemos un proyecto con coordinación centralizada y planes alternativos.
Gracias. Prepararemos un proyecto con coordinación centralizada y planes alternativos.
