Para que el resultado sea profesional, cada decisión debe responder a un objetivo concreto. No se trata únicamente de elegir un lugar atractivo, sino de construir una experiencia coherente para la empresa y sus invitados.
01Definir el objetivo
Antes de contratar cualquier servicio, hay que responder a una pregunta: ¿qué queremos conseguir?
Los objetivos más frecuentes son:
- Presentar un producto.
- Reunir al equipo.
- Formar a empleados o distribuidores.
- Generar oportunidades comerciales.
- Fidelizar clientes.
- Celebrar un aniversario.
- Mejorar la imagen de marca.
- Reconocer el trabajo de empleados o colaboradores.
El objetivo influirá en el formato, el contenido, el espacio y la forma de medir el resultado.
02Identificar al público
Es necesario saber quién asistirá y qué espera del evento.
No se organiza de la misma manera una reunión interna de dirección, una convención comercial, una gala con clientes o una jornada abierta al público.
Conviene definir:
- Número estimado de asistentes.
- Perfil profesional.
- Lugar de procedencia.
- Necesidades de accesibilidad.
- Intereses.
- Relación con la empresa.
03Establecer el presupuesto
El presupuesto debe distribuirse entre espacio, producción, personal, catering, comunicación, transporte y posibles imprevistos.
También es recomendable reservar una parte para necesidades que puedan aparecer durante la organización.
04Elegir la fecha
La fecha debe revisarse teniendo en cuenta:
- Festivos y periodos vacacionales.
- Otros eventos del sector.
- Disponibilidad de espacios.
- Horarios de desplazamiento.
- Tiempo necesario para la convocatoria.
- Condiciones meteorológicas cuando sea exterior.
05Seleccionar el espacio
El lugar debe tener capacidad suficiente, buenos accesos y los servicios necesarios.
Antes de reservarlo hay que comprobar:
- Aforo.
- Accesibilidad.
- Aparcamiento.
- Acústica.
- Potencia eléctrica.
- Conexión a internet.
- Zonas de carga y descarga.
- Camerinos o espacios auxiliares.
- Horarios de montaje.
- Plan de evacuación.
06Crear el programa
El programa debe tener un ritmo equilibrado y contemplar descansos, desplazamientos y posibles retrasos.
Es importante definir la duración de cada intervención, los responsables, las necesidades técnicas y el orden de participación.
07Planificar la producción técnica
El equipo técnico debe conocer el formato, el espacio y las intervenciones previstas.
Es posible que el evento necesite:
- Micrófonos.
- Pantallas LED.
- Proyectores.
- Iluminación.
- Sonorización.
- Escenario.
- Grabación.
- Streaming.
- Presentaciones y vídeos.
- Conexiones para ponentes remotos.
08Contratar y coordinar al personal
El equipo humano puede incluir acreditación, atención al público, coordinación de salas, montaje, seguridad, técnicos y hostelería.
Todos deben conocer sus funciones, horarios y responsables directos.
09Organizar el catering
El servicio debe adaptarse al horario y al ritmo del evento.
También hay que recopilar información sobre alergias, intolerancias y preferencias alimentarias.
10Preparar la comunicación
La comunicación puede incluir invitaciones, formulario de inscripción, recordatorios, señalética, redes sociales, notas de prensa y materiales para los asistentes.
Todos los elementos deben seguir la identidad visual del evento y de la empresa.
11Realizar un ensayo y preparar un plan alternativo
Antes del evento debe revisarse el sonido, las presentaciones, los vídeos, la iluminación, los accesos y el recorrido de los asistentes.
También conviene preparar soluciones ante lluvia, retrasos, cancelaciones, fallos técnicos o cambios en el programa.
12Evaluar el resultado
Después del evento pueden analizarse:
- Asistencia real.
- Participación.
- Satisfacción.
- Contactos generados.
- Alcance en redes sociales.
- Repercusión en medios.
- Cumplimiento del presupuesto.
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