Por eso, la elección no debe basarse únicamente en el precio. También hay que valorar la capacidad de planificación, la comunicación, los medios técnicos y la experiencia del equipo.
Experiencia en el tipo de evento
Una agencia puede tener experiencia en celebraciones sociales, pero no necesariamente en congresos, convenciones o lanzamientos de producto.
Conviene comprobar si ha trabajado en proyectos similares en cuanto a:
- Número de asistentes.
- Complejidad técnica.
- Tipo de público.
- Duración.
- Número de espacios.
- Necesidades de acreditación.
- Gestión de ponentes.
- Retransmisión en directo.
Capacidad para ofrecer un servicio integral
Centralizar la gestión facilita la coordinación y reduce el número de interlocutores.
Una empresa integral puede ocuparse de:
- Planificación.
- Búsqueda de espacios.
- Producción técnica.
- Gestión de personal.
- Catering.
- Comunicación.
- Diseño gráfico.
- Gestión de invitados.
- Coordinación del montaje.
- Dirección durante el evento.
Esto no significa que sea obligatorio contratar todos los servicios, pero sí que existe un equipo capaz de mantener una visión global.
Calidad de la propuesta
Una buena propuesta no debe ser simplemente una lista de servicios. Tiene que demostrar que la empresa ha entendido:
- El objetivo.
- El público.
- La identidad de la marca.
- Las limitaciones del espacio.
- El presupuesto.
- Los resultados esperados.
Las ideas deben ser atractivas, pero también viables.
Claridad del presupuesto
El presupuesto debe especificar qué incluye cada partida, las cantidades, los horarios y las posibles condiciones adicionales.
Es recomendable preguntar:
- ¿Incluye montaje y desmontaje?
- ¿Incluye transporte?
- ¿Cuántas horas de personal contempla?
- ¿Hay costes por horas adicionales?
- ¿Qué ocurre si cambia el número de asistentes?
- ¿Qué servicios dependen de proveedores externos?
- ¿Qué condiciones de cancelación existen?
Equipo técnico y humano
Es importante conocer quién coordinará el proyecto y quién estará presente el día del evento.
La organización necesita una persona responsable con capacidad para tomar decisiones y resolver incidencias.
Cuando la agencia dispone de equipo técnico propio, puede coordinar de forma más directa el sonido, la iluminación, las pantallas y el montaje.
Comunicación durante el proyecto
La organización de un evento puede durar semanas o meses. Durante ese tiempo habrá cambios, confirmaciones y nuevas necesidades.
La agencia debe proporcionar:
- Un interlocutor claro.
- Un calendario.
- Reuniones de seguimiento.
- Documentación actualizada.
- Respuestas ágiles.
- Control de versiones.
- Información sobre decisiones pendientes.
Plan de contingencia
Los eventos están expuestos a retrasos, cambios meteorológicos, cancelaciones y fallos técnicos.
Una empresa profesional debe anticiparse y preparar alternativas para los elementos críticos.
Diez preguntas que debes hacer antes de contratar
- ¿Habéis organizado eventos similares?
- ¿Quién coordinará el proyecto?
- ¿Qué servicios realizáis directamente?
- ¿Cómo se controlará el presupuesto?
- ¿Qué equipo estará presente durante el evento?
- ¿Cómo gestionáis los cambios?
- ¿Realizáis pruebas técnicas?
- ¿Contáis con un plan de contingencia?
- ¿Qué documentación entregaréis?
- ¿Cómo se evaluará el resultado?
- ¿Habéis organizado eventos similares y quién coordinará el proyecto?
- ¿Qué servicios realizáis directamente y cuáles dependen de terceros?
- ¿Cómo se controla el presupuesto y qué pasa con los cambios?
- ¿Qué equipo estará el día del evento y con qué plan de contingencia?
Busca un equipo que entienda tu evento
Háblanos de tu próximo proyecto y prepararemos una propuesta adaptada a tus objetivos, al número de asistentes y al presupuesto disponible.
Solicitar una propuesta →Una agencia debe aportar tranquilidad
La empresa organizadora no solo debe proponer ideas. Debe convertirlas en un proyecto viable, controlar cada fase y ofrecer soluciones antes de que aparezcan los problemas.
En GranVia Productions organizamos eventos corporativos, congresos, ferias, galas y presentaciones de producto, coordinando producción, personal, catering y comunicación.
